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Unternehmenssteuerung heute – Wie wichtig ist das Managen von Geschäftsprozessen wirklich?

13.07.2021

Geschäftsprozessmanagement beantwortet aus organisationaler Sicht die Frage „Wer macht was, wann, wie, mit wem und womit?“. Dieser vermeintlich simple Ansatz zieht allerdings weitere Fragestellungen nach sich. Wir beschäftigen uns mit den Herausforderungen, den Erfolgsfaktoren und der Bedeutung des Managens von Geschäftsprozessen in der modernen Unternehmenssteuerung.

Geschäftsprozessmanagement (GPM; englisch: BPM für Business Process Management) greift in seinem Grundgedanken betriebswirtschaftliche Ansätze auf, um damit den Wandel von der Aufbau- zur Prozessorientierung zu unterstützen. Dabei dient es vor allem der Steigerung der Prozessleistungen und der Prozesssteuerung, stabilisiert somit das Unternehmen und macht es leistungsstärker.

Durch übergreifende Wertschöpfungsketten, flache Hierarchien und einer hohen Orientierung an den Mitarbeitenden gelingt ein Paradigmenwechsel, dessen positive Folgen sich unter anderem in einer gesteigerten Flexibilität durch ganzheitliche Vorgangsbearbeitung und daraus resultierend, in einer höheren Kundenzufriedenheit spiegeln.

Der Leitgedanke ist dabei immer: Die Gesamtheit aller Prozesse in Unternehmen beginnen mit dem Kunden/der Kundin und enden beim Kunden/bei der Kundin.​

Rückblick

Im Rahmen einer Befragung von 239 deutschen und österreichischen Unternehmen, initiiert von PricewaterhouseCoopers International in Kooperation mit der Universität Würzburg, haben im Jahr 2010 nahezu alle Befragten, unabhängig von Größe und Branche, angegeben, dass das Thema GPM ganz oben auf der Agenda zur Organisationsentwicklung steht. Die Mehrzahl gab an, einen direkten Zusammenhang zwischen ihren Aktivitäten im GPM und ihrem Unternehmenserfolg nachweisen zu können. In einer mittelfristigen Prognose über die kommenden fünf Jahre erwarteten die meisten Unternehmen einen weiterhin stark zunehmenden Einfluss dieses Faktors.

Die Internationale Studie „BPM Compass“ der Hochschulen Koblenz und Bonn-Rhein-Sieg sowie der Wirtschaftsuniversität Wien in Zusammenarbeit mit der Gesellschaft für Prozessmanagement aus dem Jahr 2016 bestätigt dieses Ergebnis. Der Großteil der Befragten gibt an, dass BPM in den letzten 10 Jahren stark an Bedeutung gewonnen hat. Interessant ist dabei, dass über 40% der befragten Unternehmen laut eigener Aussagen das Thema Prozessmanagement „nicht im Griff“ haben.

Wie ist das heute?

Zahlreiche Publikationen legen nahe: Prozessmanagement ist unumgänglich geworden, will man die komplexen Herausforderungen der Unternehmen heute beantworten.

Die aktuelle Erhebung „Prozessmanagement & Analytics“ der Unternehmensberatungen BearingPoint und BPM&O stellt klar heraus: 83% der befragten Unternehmen (> 1.000 Mitarbeiter*innen) aus der DACH-Region bestätigen, dass sich seit 2012 der Anteil der Organisationen, die GPM für sehr wichtig halten nahezu verdoppelt hat. Getrieben wird diese Entwicklung vor allem durch den anhaltenden Fokus auf Kostenoptimierungen und Effizienzsteigerungen sowie der Bewältigung der digitalen Transformation.

Erfolgsfaktoren & Herausforderungen – worauf kommt es an?

Aus den verschiedenen Befragungen geht hervor, dass sowohl kompetente Mitarbeiter*innen als auch klar definierte Zuständigkeiten eine entscheidende Rolle für den nachhaltigen Erfolg spielen.

Die mangelnde Unterstützung der Führungskräfte wird an vorderster Stelle als größtes Hindernis genannt. Weitere Herausforderungen liegen bei der Veränderungsbereitschaft der Mitarbeitenden sowie der fachbereichsübergreifenden Kommunikation und Kooperation.

Für eine erfolgreiche Einführung von Prozessmanagement ist es also notwendig, dass die oberste Geschäftsführung davon überzeugt ist, mit GPM die heutigen und zukünftigen Herausforderungen zu bewältigen und dieses Mindset an die Mitarbeiter*innen weiterträgt. Dies bedarf einer ausreichenden Kenntnis über GPM, denn das Management muss durch Verständnis, Glaubwürdigkeit und Überzeugungskraft das Vertrauen der Mitarbeitenden der Veränderung gegenüber gewinnen und hierzu eine aktive Kommunikationsrolle einnehmen.

Das Zusammenspiel von vier Eckpfeilern ist aus unserer Sicht besonders von Bedeutung, um GPM in Zukunft professionell und erfolgreich aufzusetzen:

 

Kommunikation

  • Offene Kommunikation und Einbindung in die Entwicklung der optimalen Prozesse ist unumgänglich, da ein top-down Vorgehen eventuell Widerstände erzeugt und Vorbehalten so konstruktiv begegnet werden kann.
  • Die Aktivierung der Mitarbeiter*innen erfolgt durch die Führungsebene.

Kultur

  • Erfolgreiches GPM kann nur mithilfe agiler, interdisziplinärer Teams umgesetzt werden.
  • Schnelle Entscheidungswege, eindeutige Zuständigkeiten und entsprechende Entscheidungsbefugnisse unterstützen elementar dabei, eine echte Fehlerkultur entstehen zu lassen und zu pflegen.

Der Blogbeitrag Tipps für eine dynamisch-motivierende Unternehmenskultur beschäftigt sich mit dem processline Leitfaden zum Thema Kultur im Unternehmen.

Transparenz

  • Es gilt, die Ziele und Ergebnisse im Prozessmanagement transparent darzustellen.
  • Es müssen Prozesskennzahlen gewählt werden, die sich am Reifegrad der Organisation orientieren und die für alle Fachbereiche nachvollziehbar sind.

Methoden

  • Erfolgsentscheidend sind die eingesetzten technischen Mittel und Methoden, die für einen kontinuierlichen Optimierungsprozess und die grafische Aufbereitung gewählt werden.
  • Idealerweise hat man den entsprechenden „Methodenkoffer“ parat:
    • Aktivierende Methoden zur Prozessentwicklung und nachhaltigen Verankerung der neuen Prozesse in der Organisation
    • Prozessvisualisierung – Prozesslandkarte
    • Methoden zur Prüfung der Prozessentwicklung und der Zukunftsfähigkeit der Prozesslandschaft.
Falls wir Sie in diesem Bereich unterstützen dürfen, finden Sie hier alle Informationen.
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